BESZERZÉS: ZÖKKENŐMENTES LOGISZTIKA, GYORS ADMINISZTRÁCIÓ
A beszállítókkal ápolt jó kapcsolat az operatív működés létfontosságú eleme. A személyes kontaktuson túl ebben nagy szerepet játszik a pontos és megbízható információáramlás. Egy adott termék eladási ára több tényezőtől függ: a vevőtől, rendelési darabszámtól, a kumulált darabszámtól, az esetleges időszakos akcióktól, a partnereknek adott engedményektől és így tovább.
A PROD rendszere a beszerzési folyamat előkészítésétől a megrendelések kezelésén át egészen az utókövetésig biztosítja a transzparens, gyors és egyszerű adatbevitelt és adatszolgáltatást.
Beszerzési rendelések
A beszerzési rendeléseket a Rendeléstervezési eljárással tervezhetjük meg, az elérhető készletek és a szükségletek alapján. A PROD emellett támogatja a tervezéstől független, ad hoc rendelések létrehozását is.
A Rendelésekből ajánlatkérésre alkalmas listákat készíthetünk, melyeket kiküldhetünk egy vagy több beszállítónak.
Megerősítéskor vagy Kibocsátáskor a rendelési sorokból rendelési Kötegeket állíthatunk össze (amiket a jövőben egyben akarunk kezelni), de a sorok állhatnak magukban is (egysoros rendelés).
A Rendeléseknek állapotuktól függően többféle státusza lehet (pl. Tervezett, Visszaigazolt, Minőségi átvétel alatt). A Státuszok automatikusan, a megfelelő műveletekhez kötötten változnak.
A Beszerzési Kondíció adataként megadható a vonatkozó kereskedelmi Megállapodás azonosítója, illetve feltölthető maga a dokumentum is. Ez a megállapodás tartalma szerint lehet egy keretszerződés, amiben dátum vagy mennyiség szerinti érvényességet határoznak meg.
Lehetőség van olyan Megállapodás készítésére is, miszerint a vállalat rendszeresen ad értesítőt a Beszállítónak, amiben a jövőre vonatkozó előrejelzések is szerepelnek, illetve az átláthatóság kedvéért a folyamatban lévő, vagy már befejezett utolsó néhány beszállítás is.
A rendelésekről PDF formátumú Megrendelési nyomtatvány készül. Szükség szerint ez kinyomtatható, vagy e-mailben továbbítható az érdekelteknek. A Dokumentum a Beszállító törzsben beállított nyelven készül el.
Bevételezés/Érkeztetés
A PROD rendszerében minden tervezett és nem várt helyzetben lehetőség van a tételek bevételezésére.
A bevételezés gyártói cikkszám alapján is történhet, ezáltal a raktáros hatékonyabban tudja azonosítani a beérkező tételeket.
A PROD támogatja, a cikkszám alapján történő bevételezést. A rendszer ekkor megkeresi a megfelelő megrendelést, ezáltal gyorsítva a bevételezés folyamatát.
A Hulladék kezelésére a logisztikai folyamatokban is lehetőség van, így pontosan megállapítható, hol, milyen és mennyi hulladék keletkezett.
A szállítók, fuvarozók minősítését is támogatja a rendszer, így segítve a velük kapcsolatos jövőbeni döntéshozatalt.
Szállítói számlakezelés
A beérkező szállítói számlák közvetlenül fájlból vagy szkenner használatával beolvashatók a PROD Elektronikus Dokumentumtárába.
Lehetőség van etikett címke nyomtatására.
Beépített szövegfelismerő szoftver (OCR) könnyíti az adatrögzítést, csökkenti az elgépelésből eredő hibákat és segíti a számlasorok és rendelési sorok egyeztetését.
A PROD-ban minden típusú számla (költségszámla, előlegszámla, sztornó számla, jóváíró számla) rögzíthető és lekérdezhető.
A számla-jóváhagyási folyamatot a PROD beépített automatizmusokon keresztül támogatja.
A számlán szereplő cikkekre járulékos költségek terhelhetők.